Что делает специалист отдела кадров. Должностные обязанности специалиста по кадрам

Последние изменения: Январь 2020

Кадровый документооборот и роль соответствующих специалистов стремительно поднимаются в цене благодаря частым изменениям трудового законодательства и росту штрафных санкций за несоблюдение. Организация структуры кадровых служб с грамотными решениями обеспечивает соблюдение интересов работодателя и наёмного персонала, снижает риск финансовых санкций при проверках, служит «буфером» при возникновении судебных процессов. Должностная инструкция кадровика включает требования для обеспечения стабильной работы юридического и физического лица, систематическое изучение законодательства и своевременное введение в действие обновлённых нормативных актов.

Роль кадровой службы

До 01.01.2015 года финансовые санкции за несоблюдение норм трудового законодательства были чисто символическими, что отражалось на должностных обязанностях кадровика. Руководство опасалось восстановления «обиженного» работника по решению суда и связанных компенсационных выплат за вынужденный прогул и причинённый моральный ущерб, а не штрафов трудовой инспекции.

С вышеуказанной даты ситуация резко изменилась появлением финансовых санкций за:

  • отсутствие заключённого трудового договора, чем занимается кадровик;
  • оформления договорных обязательств с нарушением действующих законодательных норм;
  • заключения гражданско-правового договора вместо трудового с целью сокрытия платежей в бюджет и социальные фонды.

Функции специалиста по кадрам с введением штрафных санкций и внедрений в учёте кадровых нововведений требуют систематизации знаний и постоянного повышения уровня квалификации. Срок хранения документов по личному составу увеличился с 50 до 75 лет с 13.03.2016 года.

Законодательные изменения

Начиная с 2018 года, краткий перечень кадровых нововведений, находящихся в компетенции кадровика, представлен в таблице:

Нормативный акт Существо дополнений и изменений Дата вступления
Постановление Правительства РФ №1080 Утверждение проверочных листов, используемых при проверках инспекцией труда, представляющих перечень вопросов по соблюдению трудового законодательства, что должен знать работник отдела кадров. На основании листов выводы о наличии или отсутствии нарушений инспектор будет делать самостоятельно 01.01.2018
Статья 40 ТК РФ Заключение коллективного договора не только предприятиями в случае инициативы любой из сторон, но и индивидуальными предпринимателями (ИП)
Статья 58 ТК РФ Снятие при заключении трудовых договоров, что делает кадровик, условия о сроках действия
Статья 84 ТК РФ Установление чёткости в правила внесения причин увольнения в трудовую книжку с указаниями статей
Статья 63 ТК РФ Режим рабочего дня для несовершеннолетних подростков не может превышать четырёх часов в день. Контроль входит в обязанности инспектора по кадрам
Статья 140 ТК РФ Изменение сроков расчёта по причитающимся выплатам, которые должны быть произведены в день увольнения с оформлением кадровых документов
Постановление Госкомстата №1 Утверждение унифицированных учётных форм по труду, что должен делать кадровик 01.07.2018
Федеральный закон № 360-ФЗ от 11.10.2018,

статья 262.2 ТК РФ

Предоставление отпуска обоим родителям, имеющим троих детей в возрасте до 12-ти лет независимо от графика, а по желанию в любое удобное время. Обязанности кадрового отдела – внести изменения в составленный график при волеизъявлении работника
Письмо Минтруда РФ № 14-2/ООГ-9754 от 07.12.2018,

статьи 124 – 126 ТК РФ

Уточнение отпускного периода, запрет на предоставление отпуска только в выходные дни, что должен знать кадровый отдел

Невыполнение любого их требований, представленных в вышеуказанной таблице, чревато наложением штрафных санкций на кадровых работников в размере от 10000 до 20000 рублей, а на юридическое лицо – от 50000 до 100000 рублей.

Обязанности специалиста по кадрам

При исполнении функционала кадровика в единственном числе работник обязан составлять не только рутинные документы, а совмещать изучение нормативной литературы, организацию документооборота и реализацию нововведений на практике.

Должностные обязанности кадрового работника на предприятии включают:

  • разработку и внедрение положения о кадровой политике;
  • участие в создании коллективного договора;
  • составление графика учёта и использования рабочего времени;
  • формирование приказов о приёме и увольнении сотрудников с внесением записей в трудовую книжку;
  • составление отпускного графика и контроль использования отпускного периода;
  • заполнение бланков листков по временной нетрудоспособности в части страхового стажа, контроль которого входит в обязанности отдела;
  • анализ и расчёт коэффициента текучести персонала и предложение мер по снижению показателя;
  • своевременную архивацию документов, находящихся в компетенции кадровика;
  • соблюдение тайны, известной в силу исполнения должностных обязанностей кадрового работника.

К дополнительным требованиям следует отнести обязательность, внимательность и своевременность выполнения работы. Трудовая функция специалиста по кадрам – своеобразное начало и завершение отношений, как для предприятия в целом, так и для каждого работника в конкретике. Кадровая документация – второй шаг после регистрации предприятия при открытии и завершающий – при ликвидации. Создание приказов о приёме и увольнении с отражением в трудовой книжке – «альфа» и «омега» для работника также входит в обязанности кадрового отдела.

Ошибки в работе кадров приводят к искажению информации службами, следующими за кадрами, подобно нитке за иголкой. Например, неправильное заполнение табелей использования рабочего времени приводит к искажению в начислении заработной платы, несвоевременности выдачи отпускных, обеспечивая недовольство сотрудников и штрафные санкции проверяющих.

Грамотное ведение документооборота приобретает всё большую значимость, а должностная инструкция специалиста отдела кадров обрастает новыми требованиями, касающимися обеспечения учёта в электронном виде, изучения нормативной литературы и способности теоретически и практически следовать «в ногу со временем».

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

Образец должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта

1. Общие положения

1.1. На должность специалиста по кадровому делопроизводству принимается лицо:

1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;

2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.

1.2. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:

1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;

2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;

3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;

4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

5) основы документооборота и документационного обеспечения;

6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

8) структуру организации;

9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;

10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;

11) нормы этики и делового общения;

12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;

13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;

14) Правила внутреннего трудового распорядка;

15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)

1.3. Специалист по кадровому делопроизводству должен уметь:

1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;

2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;

4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;

6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;

7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;

8) разрабатывать проекты кадровых документов;

9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;

10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;

11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;

12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;

13) вести деловую переписку;

14) соблюдать нормы этики делового общения;

15) ……… (другие навыки и умения)

1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.6. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:

1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;

2) ведение документации по учету и движению кадров;

3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Специалист по кадровому делопроизводству исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;

2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);

3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;

2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;

3) проводит сбор и проверку личных документов работников;

4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;

5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;

6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;

7) ведет учет рабочего времени работников;

8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.

3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;

2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;

3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;

4) осуществляет подготовку:

По запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;

Уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;

Информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Специалист по кадровому делопроизводству привлекается к ответственности:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;

За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " ", утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения)

определяет требования к кандидатам и круг должностных полномочий. О том, чем занимается специалист по кадрам и как грамотно оформить должностную инструкцию для этого сотрудника, пойдет речь в нашем обзоре.

Чем занимается специалист по кадрам?

Из названия должности ясно, что указанный специалист занимается кадровой работой. Причем в рамках одного направления эта должность иногда приравнивается к должности инспектора по кадрам. Правильно ли это?

В небольших компаниях, где кадровую работу ведут 1-2 человека, такой градации на специалиста и инспектора по кадрам может и не быть. Сотрудника называют или специалистом, или инспектором по кадрам, а он совмещает обязанности, присущие обеим должностям. В крупных организациях, где функционируют полноценные отделы кадров, можно встретить должности и инспектора, и специалиста по кадрам, и менеджера по управлению персоналом и т. д.

В то же время анализ трудовых функций, соответствующих должностям инспектора и специалиста по кадрам, позволяет провести различие между этими сотрудниками. Основное из них состоит в том, что инспектор по кадрам работает с документами, а специалист по кадрам — преимущественно с людьми. Кроме того, как правило, на должность инспектора по кадрам принимают кандидатов, не имеющих высшего образования, тогда как должность специалиста по кадрам требует наличия диплома какого-либо вуза. Соответственно, должность инспектора по кадрам предполагает в основном исполнительские функции, тогда как должность специалиста по кадрам — это уже более высокий уровень, уровень принятия решений.

Не знаете свои права?

Структура должностной инструкции для специалиста по кадрам

По структуре должностная инструкция для специалиста по кадрам должна соответствовать принятому обычаями делового оборота виду для подобного рода документов. Должностная индукция для специалиста по кадрам формируется так:

  1. Верхний правый столбец документа отводится под информацию о дате утверждения инструкции и данных руководителя, утвердившего его. Как правило, подобного рода документ утверждается гендиректором предприятия, что подтверждает его подпись. Ниже в этом же столбце может быть информация о согласовании текста должностной инструкции с заинтересованными службами организации. Обычно это юридическая служба, кадры и т. д. Отметка о согласовании представляет собой подпись уполномоченного должностного лица соответствующего отдела. Иногда информацию о согласовании инструкции выносят в конец документа, что тоже возможно.
  2. Общие положения должностной инструкции специалиста по кадрам включают информацию о требованиях, предъявляемых к кандидату на должность. К таким требованиям относятся данные о (об):
    • образовании;
    • возрасте;
    • опыте работы вообще и по заявленному направлению;
    • необходимых для работы знаниях (иностранный язык, знание компьютера и т. д.).

    Помимо критериев, по которым предполагается отбор кандидатов на должность специалиста по кадрам, в раздел с общими положениями включают:

  • перечень документов, с которыми должен быть ознакомлен сотрудник для осуществления трудовых функций;
  • правила приема и увольнения;
  • порядок замещения на время отсутствия сотрудника.

    Кроме того, в этом же блоке определяется место должности специалиста по кадрам в общей организационно-штатной структуре предприятия и непосредственный руководитель работника.

  • Должностные права и обязанности являются ключевым разделом любой должностной инструкции. В этом блоке перечисляются трудовые обязанности, которые выполняет работник, а также его права. Обычно помимо стандартного набора должностных правомочий, которыми наделяется сотрудник в должности специалиста по кадрам, к его правам и обязанностям относят такие, которые обусловлены спецификой работы конкретной организации и пожеланиями руководства.
  • Раздел об ответственности работника за невыполнение трудовых обязанностей устанавливает рамки такой ответственности и варианты наказания. Нужно помнить, что трудовое законодательство не разрешает ухудшать положение работника в отношении границ ответственности и наказания по сравнению с нормами, определенными в Трудовом кодексе РФ.
  • Типовые должностные обязанности специалиста по кадрам

    Несмотря на то что формирование конкретной должностной инструкции отдельного предприятия — это внутреннее дело организации и каждая организация старается разработать для своих специалистов оптимальные варианты должностных инструкций, учитывающих потребности и специфику производства, существует примерный стандартный набор должностных обязанностей по каждому направлению, который так или иначе освещается в большинстве подобных документов.

    К типовым должностным обязанностям специалиста по кадрам относятся:

    1. Формирование штата организации сотрудниками требуемых профессий, специальностей и квалификаций.
    2. Участие в работе по подбору, отбору и расстановке кадров.
    3. Аналитическая работа, связанная с:
      • итогами аттестации сотрудников;
      • усовершенствованием документооборота по учету кадров, приему, переводу, увольнению работников;
      • оптимизацией организации структуры персонала предприятия и его подразделений.
    4. Анализ рынка труда с целью получения информации о кадрах.
    5. Участие в адаптации вновь принятых сотрудников.
    6. Участие в подготовке внутренних документов организации, связанных с кадровой, трудовой и прочей деятельностью.
    7. Контроль за:
      • своевременным оформлением трудового перемещения работников (приема, увольнения, перевода);
      • выдачей справок сотрудникам, касающихся их трудовой деятельности;
      • соблюдением правил хранения и оформления трудовых книжек;
      • заполнением и оформлением прочих кадровых документов организации.
    8. Своевременная подготовка необходимой отчетности.

    Правила ознакомления работников с должностной инструкцией

    Каждый новый сотрудник знакомится со своими должностными обязанностями на этапе приема на работу. Как правило, знакомство с должностной инструкцией принимаемого на работу специалиста происходит в момент подписания с ним трудового договора.

    Поскольку должностная инструкция — внутренний документ предприятия, то и правила ознакомления с ней в разных организациях могут отличаться. Неизменным остается то, что сотрудник должен расписаться в том, что он изучил должностную инструкцию. Далее возможны варианты. К примеру:

    1. На каждого сотрудника распечатывается по экземпляру должностной инструкции, с которым он знакомится и на котором расписывается. Потом документ приобщается к остальным документам в личном деле работника.
    2. По каждой должности существует свой уже распечатанный экземпляр должностной инструкции, в которой все вновь принимаемые на эту должность сотрудники (например, специалисты по кадрам) расписываются.
    3. В отношении каждой должности распечатан свой экземпляр инструкции, с которой знакомятся сотрудники, но отметка об ознакомлении в виде подписи ставится в специальном журнале.

    Какой вариант предпочтительнее, каждая организация выбирает самостоятельно, руководствуясь соображениями удобства, принятыми правилами ведения делопроизводства и прочими мотивами.

    Таким образом, надлежащий прием на работу нового сотрудника не ограничивается заключением с ним трудового договора. Важными моментами этой процедуры являются разработка соответствующей его должности оптимальной должностной инструкции и ознакомление с ней нового работника.

    [Наименование должности] [Наименование организации]

    Специалист отдела кадров

    1. Общие положения

    1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста отдела кадров [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Общество).

    1.2. Специалист отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

    1.3. Специалист отдела кадров относится к категории служащих и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.

    1.4. На должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 2 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

    1.5. Специалист отдела кадров должен знать:

    — законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

    — структуру и штаты предприятия;

    — порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;

    — порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

    — порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

    — порядок ведения банка данных о персонале предприятия;

    — основы делопроизводства; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

    — правила и нормы охраны труда.

    1.6. Специалист отдела кадров в своей повседневной деятельности руководствуется:

    — локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;

    — правилами внутреннего трудового распорядка;

    — правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

    — указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;

    1.7. В период временного отсутствия специалиста отдела кадров его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

    2. Функциональные обязанности

    Специалист отдела кадров осуществляет следующие трудовые функции:

    2.1. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

    2.2. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.

    2.3. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

    2.4. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.

    2.5. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

    2.6. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

    2.7. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и ее движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

    2.8. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.

    2.9. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

    2.10. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

    2.11. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

    2.12. Составляет установленную отчетность.

    2.13. Принимает необходимые меры по обеспечению сохранности/неразглашения коммерческой тайны Общества, а также персональных сведений о работниках Общества.

    В случае служебной необходимости специалист отдела кадров может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

    Специалист отдела кадров имеет право:

    3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста отдела кадров.

    3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию инспектора по кадрам.

    3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

    4. Ответственность и оценка деятельности

    4.1. Специалист отдела кадров несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

    4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

    4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

    4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

    4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

    4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

    4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

    4.2. Оценка работы специалиста отдела кадров осуществляется:

    4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

    4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

    4.3. Основным критерием оценки работы специалиста отдела кадров является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

    5. Условия работы

    5.1. Режим работы специалиста отдела кадров определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

    5.2. В связи с производственной необходимостью специалист отдела кадров обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

    С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.

    Должностная инструкция специалиста по кадрам (образец заполнения)

    специалист по кадрам

    1. Общие положения

    1.1. Специалист по кадрам относится к категории специалистов.

    1.2. Специалист по кадрам назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора (уполномоченного лица) на основании заключенного трудового договора.

    1.3. На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности «Управление персоналом» или «Юриспруденция» и дополнительную подготовку в области управления персоналом и делопроизводства без предъявления требований к стажу работы либо имеющее высшее профессиональное образование по иным специальностям и опыт работы в области управления персоналом (в кадровой службе/службе персонала) не менее 3-х лет.

    1.4. Специалист по кадрам должен знать:

    — Трудовой кодекс РФ, иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права и социального права (социальной защиты);

    — основы делопроизводства, законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по кадровому делопроизводству, правила ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением, основные положения Государственной системы документационного обеспечения;

    — основы психологии и организации труда; основы профессиографии и профориентационной работы;

    — правила подсчета страхового стажа работников;

    — структуру и штаты организации, ее профиль, специализацию и перспективы развития;

    — источники укомплектования организации кадрами, системы и методы подбора персонала;

    — основы трудовой мотивации и системы оценки персонала, формы и методы обучения и повышения квалификации кадров;

    — порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; организацию табельного учета;

    — правила техники безопасности, производственной санитарии, охраны труда и противопожарной безопасности;

    — Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

    1.5. Специалист по кадрам должен уметь:

    — работать на персональном компьютере с использованием программ Word, Excel, 1С: Управление персоналом/Зарплата и кадры;

    — пользоваться офисной оргтехникой: факсом, сканером, принтером, ксероксом и всеми средствами связи, установленными на рабочем месте.

    1.6. В своей работе специалист по кадрам руководствуется:

    — трудовым законодательством, нормативными правовыми актами, методическими и иными документами, регламентирующими кадровое делопроизводство;

    — Правилами внутреннего трудового распорядка организации;

    — Положением об отделе кадров;

    — Положением о персональных данных;

    — Положением о кадровом делопроизводстве;

    — Приказами (распоряжениями) генерального директора;

    — распоряжениями начальника отдела кадров;

    — настоящей должностной инструкцией.

    1.7. Специалист по кадрам является штатной единицей отдела кадров и подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.

    1.8. Специалист по кадрам исполняет обязанности начальника отдела кадров в период временного отсутствия последнего (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.) в порядке, предусмотренном ст. 60.2 ТК РФ.

    1.9. Режим работы и отдыха специалиста по кадрам устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка и трудовым договором.

    2. Основные функции

    2.1. Обеспечение укомплектования организации работниками требуемых профессий, специальностей и квалификации.

    2.2. Ведение кадрового учета и кадрового делопроизводства в организации.

    2.3. Оценка персонала, организация обучения и повышения квалификации кадров, разработка и проведении мотивационных мероприятий.

    3. Должностные обязанности

    3.1. Для выполнения функции по обеспечению укомплектования организации работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации специалист по кадрам:

    3.1.1. Осуществляет поиск и подбор персонала путем:

    — составления и размещения в СМИ и Интернете объявлений о вакансиях;

    — проведения отбора резюме кандидатов, размещенных в Интернете;

    — проведения собеседования с кандидатами с целью оценки их деловых качеств.

    3.1.2. Оформляет прием новых работников.

    3.1.3. Проводит адаптационные мероприятия с новыми работниками.

    3.2. Для выполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства в организации специалист по кадрам:

    — ведет учет личного состава организации в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;

    — оформляет прием, перевод, увольнение работников, направление в служебные командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;

    — формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

    — заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки;

    — ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

    — вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением;

    — выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

    — подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;

    — ведет учет, проверяет правильность оформления лицевой стороны листков временной нетрудоспособности и проводит заполнение оборотной стороны в части внесения сведений о страховом страже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;

    — оформляет страховые свидетельства государственного пенсионного страхования;

    — контролирует своевременное составление табелей рабочего времени;

    — составляет установленную отчетность;

    — обеспечивает хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договора, приказы по личному составу и их основания, журналы учета и т.д.);

    — подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения и сдаче их на хранение в архив;

    — подготавливает сведения для подачи в страховые компании для оформления и выдачи работникам полисов по обязательному и добровольному медицинскому страхованию;

    — осуществляет документационное оформление аттестации персонала и его обучения;

    — осуществляет воинский учет.

    3.3. Для выполнения функции оценки персонала, организации обучения и повышения квалификации кадров, разработки и проведении мотивационных мероприятий:

    — участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения;

    — принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений;

    — анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка;

    — участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

    4. Права работника

    Специалист по кадрам имеет право:

    4.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

    4.2. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение начальника отдела кадров предложения по улучшению деятельности отдела кадров и совершенствованию методов работы, а также варианты устранения имеющихся недостатков.

    4.3. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений организации и работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

    4.4. Контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также Правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины работниками. Докладывать начальнику отдела кадров или вышестоящему руководителю об обнаруженных нарушениях.

    4.5. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

    4.7. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

    5. Ответственность работника

    5.1. Специалист по кадрам несет ответственность за:

    — ненадлежащее исполнение (не в полном объеме, некачественно) своих должностных обязанностей;

    — причинение материального ущерба имуществу работодателя своими действиями (бездействием);

    — непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование руководства, по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности и иных правил, создающих угрозу деятельности организации и ее работникам;

    — неэффективную организацию своей работы, несвоевременное и неквалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;

    — разглашение персональных данных работников;

    — несоблюдение Правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности.

    5.2. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, специалист по кадрам несет ответственность в пределах и в порядке, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

    5.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах и в порядке, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

    5.4. За причинение материального ущерба — в пределах и в порядке, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    5.5. Специалист по кадрам, который в связи с исполнением трудовых обязанностей получил доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, в случае умышленного или неосторожного разглашения этой информации несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

    6. Взаимоотношения по должности с другими структурными подразделениями

    Специалист по кадрам в процессе своей работы взаимодействует:

    6.1. Со всеми структурными подразделениями по вопросам получения:

    — заявок на подбор персонала;

    — объяснительных записок от работников организации;

    — заявлений и иных необходимых документов от работников.

    6.1.1. По вопросам предоставления:

    — копий или выписок из приказов, справок, касающихся трудовой деятельности работников.

    6.2. С бухгалтерией по вопросам получения:

    — материалов для выдачи справок работникам о работе в организации, занимаемой должности и размере заработной платы.

    6.2.1. По вопросам предоставления:

    — копий приказов о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков, о возложении обязанностей и др.;

    — записок — расчетов УФ Т-60 и Т-61;

    — табелей учета рабочего времени;

    — листков временной нетрудоспособности;

    — документов по оформлению командировок.

    6.3. С юридическим управлением по вопросам получения:

    — разъяснений и консультаций по вопросам законодательства РФ и порядка его применения.

    6.3.1. По вопросам предоставления:

    — документов по запросу.

    6.4. С отделом технической поддержки:

    — по вопросам автоматизированной и технической поддержки отдела кадров.

    Обязанности кадровика

    Повседневные обязанности кадровика регламентированы Минтрудом РФ в постановлении от 21.08.1998 г. В нем детально указаны зоны ответственности специалиста, пределы субординации, рассмотрена нормативно-правовая база, необходимая сотруднику отдела кадров, порядок сдачи и ведения документации. Единый квалификационный справочник определяет 17 профессий, которые при исполнении служебных обязанностей ориентируются на должностную инструкцию кадрового работника. Структура отдела, регулирующего деятельность сотрудников, отражена в соответствующем Положении « Об отделе кадров».

    Специалист отдела кадров – должностные обязанности

    Должностной инструкцией специалиста отдела кадров установлен порядок трудовых взаимоотношений, диапазон ответственности, возложенные на работника функции, предъявляемые к нему требования, необходимый уровень образования и подчиненность. К специалистам причисляется лицо с достаточной профессиональной подготовкой, образованием и опытом не менее 12 месяцев.

    За разработку и содержание инструкции отвечает начальник кадровой службы, а утверждается она руководителем компании. В ней отражаются все должностные обязанности специалиста отдела кадров. Их состав, правила исполнения, полномочия детализированы распорядительными актами предприятия, правилами внутреннего распорядка, федеральными и региональными нормативами. Они заключаются в выполнении следующих задач:

    • документальное оформление приема и увольнения сотрудников, перевода персонала на другие штатные единицы согласно нормам ТК РФ и распоряжениям руководства;
    • учет деятельности и изменения личных данных работников всех уровней – от директора до сторожа – в соответствии со стандартами учетных документов с внесением изменений в информационные базы;
    • сбор данных для аттестации и повышения квалификации;
    • разработка механизма поощрения и взыскания;
    • составление и ведение личных дел, сбор и обработка персональных данных;
    • оформление трудовых книжек – внесение записей, регистрация, учет и хранение;
    • формирование трудового стажа;
    • мониторинг отпусков и контроль за исполнением графика;
    • своевременный отбор документации для архива и его оформление;

    Деятельность кадрового специалиста предусматривает доступ к конфиденциальным данным – личным делам, коммерческой тайне. Если действия сотрудника нанесли имущественный или финансовый ущерб организации, он будет привлечен к ответственности по законодательным нормам.

    Специалист по кадрам может исполнять свои должностные обязанности сверхурочно. Согласно ст. 152 ТК РФ сверхурочная ставка устанавливается предприятием.

    Инспектор по кадрам – должностные обязанности

    Как значится в Едином квалификационном справочнике, на должность инспектора по кадрам рассматриваются соискатели со средним образованием, наличие профессионального стажа не имеет значения. Весь объем должностных обязанностей инспектора по кадрам определен во внутренней инструкции. В него входит выполнение делопроизводственных задач:

    • документальное фиксирование кадровых операций, отражающих статус сотрудника: принят, уволен, переведен;
    • создание и обновление личных дел персонала, внесение в них дополнительных сведений;
    • заполнение, контроль и хранение трудовых книжек;
    • обработка и расчет больничных листов;
    • отслеживание отпусков и выплаты отпускных пособий;
    • обработка документов по назначению пенсии, компенсаций, субсидий;
    • внесение информации об изменениях в качественном и количественном составе коллектива в базу данных компании;
    • выявление причин «текучести» кадров;
    • архивирование документов и их передача на хранение;

    Помимо делопроизводства обязанности инспектора по кадрам предусматривают и подбор сотрудников на вакансии в соответствии с профессиональными требованиями и уровнем коммуникабельности. Кадровик размещает объявления в прессе, интернет-порталах, передает заявку в центр занятости, проводит собеседование. В его задачу входит не просто подобрать профессионала, а найти человека, который легко войдет в коллектив и не станет источником конфликтов. Руководством может быть предусмотрена обязанность инспектора по проведению конкурса среди претендентов. Отборочные мероприятия и контроль прохождения находятся в компетенции кадровика.

    Должностные обязанности начальника отдела кадров

    Руководить кадровиками может только сотрудник с дипломом о высшем образовании, отработавший в аналогичной должности не меньше 3-х лет. Его кандидатура определяется только руководителем компании. Руководящая деятельность осуществляется на основе внутреннего устава компании, строго в рамках российского трудового и гражданского права и в соответствии с должностной инструкцией кадрового работника. Подотчетен руководитель ОК только высшему руководству компании.

    В должностные обязанности начальника отдела кадров вменяется следующее:

    • разработка положения о кадровой политике;
    • оценка потребности организации в обновлении персонала;
    • управление штатом согласно полномочий и компетенции;
    • методико-информационное обеспечение аттестации, организация и анализ ее итогов;
    • отладка процессов перевода, увольнения или приема персонала;
    • коррекционная деятельность;
    • регулярный мониторинг выполнения специалистами отдела кадров должностных обязанностей;
    • контроль исполнения приказов о награждении и поощрении.

    В должностные обязанности кадровика-начальника входит реализация мер по установлению рабочей дисциплины, повышению мотивации коллектива. Руководитель занимается подготовкой, утверждением служебной информации, предназначенной директору. В компетенции начальства – консультации персонала по текущим кадровым вопросам.

    О профессиональном уровне руководителя ОК свидетельствует знание трудового и гражданского законодательства РФ, методик оценки работников, структуры предприятия, требований к оформлению документов, нормативов пожарной безопасности и охраны труда.

    Инструкция с обязанностями кадровика – начальника, инспектора или специалиста - подписывается соискателем при приеме на работу. Документ составляется для каждой категории работников по стандартному образцу.

    Должностная инструкция Специалиста по кадрам

    Должностная инструкция специалиста по кадрам

    I. Общие положения

    2. На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

    3. Назначение на должность специалиста по кадрам и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению начальника отдела кадров.

    4. Специалист по кадрам должен знать:

    4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам управления персоналом.

    4.2. Трудовое законодательство.

    4.3. Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.

    4.4. Порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах.

    4.5. Источники обеспечения предприятия кадрами.

    4.6. Методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров.

    4.7. Положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний.

    4.8. Порядок избрания (назначения) на должность.

    4.9. Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.

    4.10. Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.

    4.11. Порядок составления отчетности по кадрам.

    4.12. Основы психологии и социологии труда.

    4.13. Основы экономики, организации труда и управления.

    4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.

    4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности.

    5. Специалист по кадрам подчиняется начальнику отдела кадров.

    6. На время отсутствия специалиста по кадрам (отпуск, болезнь, командировка, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

    II. Должностные обязанности

    1. Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.

    2. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.

    3. Проводит изучение и анализ:

    3.1. Должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений.

    3.2. Установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников.

    3.3. Результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.

    4. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля.

    5. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.

    6. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении специальностью и профессией, проведением их стажировок.

    7. Принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.

    8. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.

    9. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.

    10. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

    11.1. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников.

    11.2. Выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности.

    11.3. Соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек.

    11.4. Подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам.

    11.5. Внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия.

    12. Составляет установленную отчетность.

    13. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

    III. Права

    1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

    2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия и совершенствованию форм и методов труда; замечания по деятельности персонала предприятия; варианты устранения имеющихся в деятельности предприятия недостатков.

    3. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

    4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя организации).

    5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

    IV. Ответственность

    1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

    2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

    3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    Должностная инструкция ведущего специалиста отдела кадров

    3.Полное наименование должности: ведущий специалист

    4.Назначение и снятие с должности осуществляется Генеральным директором.

    5.Исполнитель этой должности непосредственно подчиняется начальнику отдела.

    6.Исполнителя этой должности на период отсутствия замещает специалист (по отбору).

    7.В своей деятельности работник руководствуется следующими правовыми актами и нормативными документами:

    Устав ООО «Колпино» ,

    Правила внутреннего трудового распорядка,

    Приказы (указания) прямого руководства,

    Положение об отделе кадров,

    Кадровая политика и стратегия,

    Концепция системы развития персонала,

    Положение об аттестации,

    Другие нормативные документы кадровой службы.

    1.Требования к квалификации:

    Работа на данной должности требует от работника следующей квалификации:

    Высшее профессиональное образование (направление “Управление персоналом”, “Психология”, “Социология”)

    Стаж работы в области работы с персоналом не менее 2 лет.

    1.Исполнитель этой должности должен знать:

    Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом.

    Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.

    Кадровую политику и стратегию предприятия.

    Принципы построения системы управления персоналом.

    Системы и методы оценки персонала.

    Методы анализа профессионально — квалификационной структуры кадров.

    Возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб.

    Передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом.

    Основы социологии, психологии, педагогики и организации труда.

    Основы профориентационной работы.

    Основы экономики, организации производства и управления.

    Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.

    Правила и нормы охраны труда.

    Культуру труда и служебную этику.

    На исполнителя этой должности возлагаются следующие функции:

    Разработка, организация и проведение аудита (оценки) персонала.

    Разработка, организация и проведение аттестации персонала.

    Организация работы квалификационной комиссии и проведение квалификационных экзаменов (для рабочих специальностей ООО «Колпино»).

    Планирование карьеры сотрудников ООО «Колпино» и работа с кадровым резервом Фирмы.

    Ведущий специалист обязан:

    1.Взаимодействовать с руководителями всех подразделений Фирмы по вопросам аттестации, оценки персонала, работы с кадровым резервом.

    2.Разрабатывать методики проведения аттестации и квалификационных экзаменов (для рабочих специальностей ООО «Колпино»).

    3.Вносить руководству предложения по составу Аттестационной и Квалификационной комиссий ООО «Колпино» .

    4.Составлять и согласовывать списки сотрудников ООО «Колпино» , подлежащих процедурам аттестации и квалификационных экзаменов.

    5.Составлять и согласовывать графики проведения аттестации и квалификационных экзаменов в подразделениях Фирмы.

    6.Отслеживать сроки проведения аттестации и квалификационных экзаменов.

    7.Проводить информационно – консультативные семинары по вопросам проведения аттестации и квалификационных экзаменов для начальников отделов и других сотрудников, вовлеченных в процесс аттестации и проведения экзаменов.

    8.Подготавливать руководству предложения по возможным кадровым перемещениям сотрудников (по результатам проведения аттестации и квалификационных экзаменов).

    9.Подготавливать руководству предложения по формированию программ развития недостающих компетенций сотрудников, необходимых для эффективной работы на должности.

    10.Информировать руководство Фирмы об изменениях в составе кадрового резерва и осуществленных кадровых перемещениях (по результатам аттестации и квалификационных экзаменов).

    11.Формировать целевые методики оценки персонала по запросам начальников отделов. Проводить оценку.

    12.Формировать и обновлять методическую базу.

    13.Информировать руководство о последних научно-практических достижениях и новых программных продуктах в области оценки и аттестации персонала, работы с кадровым резервом.

    14.Систематически проводить анализ обратной связи по результатам реализации проводимых мероприятий, вносить изменения в проводимые мероприятия.

    15.Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме.

    16.Объективно относиться к другим сотрудникам, оценивать их вклад в достижение целей Фирмы по результатам их работы независимо от личного отношения.

    17.Соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений.

    18.Оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности.

    19.Непрерывно повышать свой профессиональный уровень.

    Ведущий специалист имеет право:

    1.Знакомиться с проектами решений руководителя отдела и руководителя организации по направлению деятельности.

    2.Присутствовать на совещаниях комитетов и рабочих групп, других собраниях сотрудников по направлению деятельности.

    3.Участвовать в обсуждении вопросов, связанных с деятельностью кадровой службы.

    4.Вносить на рассмотрение директора по персоналу и начальника отдела кадров предложения по улучшению деятельности отдела и Фирмы и совершенствованию методов работы; варианты устранения имеющихся в деятельности компании недостатков.

    5.Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений.

    6.Запрашивать лично или по поручению руководства от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

    7.С разрешения директора по персоналу или начальника отдела кадров привлекать специалистов всех структурных подразделений к решению задач по направлению деятельности.

    8.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

    9.Требовать от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

    10.Действовать от имени отдела кадров и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.

    11.Представлять кадровую службу ООО «Колпино» во взаимоотношениях с внешними организациями по направлению деятельности.

    Ведущий специалист несет ответственность за:

    1.Нечеткое и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей — взыскание в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

    2.Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации

    3.Причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    4.Нарушение трудовой дисциплины и несоблюдение внутренних правил трудовой деятельности – в пределах, определенных внутренними нормативными документами фирмы.

    5.Некорректное отношение к сотрудникам фирмы – в пределах, определенных директором по персоналу и начальником отдела кадров.

    6.Исполнитель данной должности в процессе работы взаимодействует по направлению деятельности с сотрудниками всех структурных подразделений.

    2.Критерии эффективности и оценки работы начальника отдела кадров

    1.Полное и своевременное формирование списков кадрового резерва Фирмы.

    Каждый сотрудник должен при выполнении своей работы придерживаться должностной инструкции. Не являются исключением и специалисты по кадрам.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

    Это быстро и БЕСПЛАТНО !

    Именно поэтому рассмотрим, какие нюансы стоит учесть при формировании такого документа, какие могут быть права и обязательства, ответственность. Учтем сведения, представленные в нормативной документации 2020 года.

    Для того чтобы работа сотрудника была организованной и продуктивной, желательно составить должностную инструкцию, на которую он может опираться при определении своих обязанностей и прав.

    Такой документ имеет типовую форму, которую можно брать за основу при создании инструкции для каждой должности. Но вот обязательно учитываются особенности деятельности предприятия и функций самого сотрудника.

    Какая же информация об утверждении должностной инструкции кадрового специалиста в компаниях актуальна в 2020 году? Кто формирует документ и какую информацию в него включают?

    Что нужно знать?

    Руководители предприятий должны придерживаться четких рекомендация при создании должностной инструкции для кадрового специалиста.

    Для этого стоит разобраться, что это за документ и с какой целью формируется руководством предприятия.

    Основные понятия

    Кадровая служба – специализированные подразделения компании, которые призваны управлять работниками фирмы.

    Кадровой службой считают не только отделы, функционирующие в рамках предприятия, но и:

    • кадровое агентство;
    • агентство поиска персонала;
    • компанию по повышению квалификации.

    Задача сотрудников отдела кадров – подбирать работников и организовывать свою постоянную деятельность с коллективом.

    Если задача – только принимать сотрудников в компанию, фирма не сможет достичь высоких результатов в бизнесе.

    Работа кадровиков заключается в использовании многих мер, что направляются на максимальное раскрытие способностей сотрудников.

    Функции отдела кадров:

    1. Определить, необходимы ли кадры компании.
    2. Подобрать сотрудников.
    3. Анализировать кадровую текучесть, искать методы борьбы с ней.
    4. Готовить юридического лица.
    5. Оформлять личные дела.
    6. Работать с трудовыми книжками сотрудников компании.
    7. Вести учет , составлять их .
    8. Организовывать аттестацию персонала, составлять план движения по карьерной лестнице сотрудников.
    9. Готовить планы повышения квалификации персонала.

    Назначение документа

    Под должностной инструкцией понимают правовые акты, которые издаются с целью установления организационного правового положения сотрудников, его обязательств и прав, ответственности.

    Благодаря такому документу можно распределять обязательства и создавать условия для эффективной деятельности.

    Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит разъяснения, что такое .

    Но, все же, это основополагающие документы, регулирующие взаимоотношения работника и работодателя.

    В данном документе отражают не только требования к квалификации, но и права и обязательства при ведении трудовой деятельности.

    Если должностная инструкция не составлялась, компания будет в проигрышной ситуации, поскольку у нее не будет возможности:

    • отказать в трудоустройстве человеку по обоснованным причинам;
    • давать объективную оценку деятельности сотрудника во время прохождения ;
    • распределять трудовые функции между сотрудниками;
    • временно сотрудников на иную работу;
    • строить грамотные отношения подчиненности между работниками;
    • оценивать, насколько достоверно и в полной ли мере работник выполняет свои трудовые функции и т. д.

    Если нет должностной инструкции, все действия работодателя могут оспариваться работником с судебной инстанции.

    Но стоит учесть, что в случае отсутствия должностной инструкции не будет иметь место нарушение законодательных норм.

    Единственное – работодателя ожидают негативные последствия после принятия незаконного решения (согласно ).

    Правовая база

    Актуальные документы:

    На основании Единого квалификационного справочника должностей, что был утвержден , осуществляется разработка должностных инструкций.

    Должностная инструкция специалиста отдела кадров

    Есть ряд особенностей должностной инструкции сотрудника, деятельность которого предполагает работу с кадрами.

    Рассмотрим, какие могут устанавливаться обязанности такого специалиста, какие он имеет права. Перечислим основные положения, которые включаются в документ.

    Типовая форма

    Должностная инструкция должна разрабатываться на каждую должность, в том числе и на руководителя подразделения, его зама.

    Если в подразделении есть должности, на которых работники имеют одинаковые задачи, разрабатывают одну должностную инструкцию.

    Если же лица имеют одинаковые должности, но при этом имеют различные обязательства, тогда создается несколько инструкций. При подготовке должностных инструкций составляют описания должностей или рабочих мест.

    Детальные описания работы, то выполняется, дают возможность формулировать требования, которые предъявляются к должности или к месту, требования к комплексу знаний, которые должен иметь сотрудник.

    Разрабатывают должностные инструкции руководители подразделения, что обязаны привлекать для работы ведущего специалиста. Утверждать такой документ может руководство фирмы или заместитель директора.

    Визировать инструкцию должен руководитель одного из структурных подразделений, службы по персоналу, отделов труда и зарплаты, юридических служб или иными уполномоченными лицами.

    С составленной должностной инструкцией знакомят работника, после чего он должен поставить свою подпись.

    Рассмотрим особенности должностной инструкции специалистов по кадрам. Такие лица относятся к категории специалистов. Их назначают на основании приказа руководителя предприятия.

    Обязательно указание знаний, которыми лицо должно обладать. Оно должно быть знакомым:

    • С нормами законодательных документов, методическими материалами, что регулируют вопросы управления сотрудниками.
    • С нормами трудового законодательства.
    • Со структурой и штатом предприятия, его профилем, специализацией и перспективами развития.
    • С источниками обеспечения фирмы кадрами.
    • С методами анализа квалификационной структуры персонала.
    • С порядком подготовки отчетов по кадрам.
    • С правилами внутреннего распорядка фирмы.
    • С основами психологии и социологии работы и т. д.

    Из обязанностей специалиста по подбору персонала, которые должны прописываться в инструкции, стоит отметить:

    1. Выполнение работы по поиску кадров.
    2. Принятие участия в отборе, расстановке принятых сотрудников.
    3. Изучение и анализ квалификационной структуры фирмы и отдельных подразделений, документов по кадровому учету, результата проведенной аттестации.
    4. Участие в изучении рынка труда, чтобы определить источники привлечения кадров, установить связи с образовательными учреждениями.
    5. Разработка перспективного и текущего плана по труду.
    6. Организация работы по развитию сотрудников, планирование карьерного роста, повышения квалификационной категории.
    7. Контроль своевременного оформления лица на работу и расторжения с ним , выдачи справок о работе, внесения сведений в информационную базу о сотрудниках фирмы и т. д.

    Специалист по кадрам должен знать, как оформить:

    • учет движения трудовой книжки и бланка;
    • личные карточки () работников;
    • , переводе, увольнении;
    • приказ о выполнении работы в выходной или праздник;
    • учет определенной категории сотрудников (инвалидов, бывших госслужащих и т. п.);
    • журнал кадровых документов;
    • работника юридического лица;
    • отчеты.

    Специалисты по кадрам вправе:

    1. Интересоваться проектом решения руководителя относительно их работы.
    2. Предлагать действия, которые могут совершенствовать методы и формы работы, делать замечания относительно деятельности коллектива, предлагать вариант устранения имеющегося недостатка в работе.
    3. Запрашивать сведения, которые нужны для выполнения должностных обязательств.
    4. Устанавливать требования по оказанию содействия в выполнении своих обязательств и прав.

    Сотрудник отдела кадров может понести ответственность, если не выполнит свои обязательства, нарушит нормы законодательства, которые влекут за собой административную, уголовную, гражданскую ответственность.

    Придется также отвечать, если будет причинено материальный ущерб.

    Обязательно прописывают условие, что специалист отвечает за сохранность документов, которые обрабатывает – трудовые книжки, приказы, заявления.

    Должностная инструкция имеет разделы, отражающие:

    Общую информацию название должности, подразделений;
    назначение должности;
    подчиненность работника;
    порядок, в соответствии с которым специалиста будет назначено на должность;
    нормативные и методические документы, которые регулируют деятельность сотрудника;
    требования к квалификации такого сотрудника;
    требования к уровню знаний и навыков
    Сведения об обязательствах Прописывается работа, которая будет выполняться
    Данные о правах Установлены полномочия специалиста, которые обеспечат выполнение обязательств
    Ответственность Основные критерии оценивания деятельности, мера ответственности
    Отношения между работником и работодателем Отражение информационных взаимосвязей (с кем лицо будет сотрудничать при выполнении своих обязательств)

    На каждой фирме может различаться содержание документы, ведь стоит учитывать условия конкретного предприятия.

    К примеру, если в штате не только рядовые сотрудники, то документ может называться – Должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам.

    Это будет значить, что к такому работнику будут предъявляться особые требования, он должен иметь особые знания, навыки и квалификацию. Такие сотрудники – это эксперты.

    На крупной фирме обычно есть человек, который несет ответственность за работу отдела. Тогда документ будет называться «Должностная инструкция главного специалиста по кадрам».

    Пример инструкции

    Приведем типовой образец должностной инструкции менеджера по персоналу:

    Возникающие нюансы

    При формировании должностных инструкций могут возникнуть различные вопросы. Выясним, какие на какие нюансы стоит обратить внимание в отрасли здравоохранения, в образовательной сфере.

    Не всегда ясна ситуация и с ситуацией по охране труда кадрового работника.

    А это важный момент, ведь от знаний такого лица норм безопасности и охраны труда зависит не только его здоровье, но и здоровье коллектива, и безопасность предприятия.

    В здравоохранении

    Документ будет называться так – Должностная инструкция заместителя главврача по кадрам. На такую должность назначают лицо с наличием высшего образования и стажа работы на руководящей должности от 5 лет.

    Помимо знания нормативных и методических документов, устанавливается обязательство знать и то, как организуется медицинская помощь, как используются средства вычислительной техники, какие нормы по охране труда.

    Назначает на должность такого сотрудника руководитель учреждения. Зам главврача по кадрам находится в подчинении руководителя медицинского заведения.

    При утверждении обязанностей, прав и ответственности ориентируются на типовые формы, но учитывают специфику учреждения.

    Такой сотрудник формирует кадровую политику, определяет ее направления согласно стратегии учреждения.

    Проводит исследования, разрабатывает и реализует планы и программы по работе с сотрудниками для того, чтобы привлечь кадры и закрепить их.

    Кадровик формирует и готовит резерв кадров, чтобы выдвинуть на руководящую должность на основании политики планирования карьерного роста.

    Все иные обязательства и права схожи с теми, которые устанавливаются и для остальных специалистов по кадрам.

    Ответственность заместитель главврача по кадрам понесет, если не будет:

    В образовательном учреждении (школе)

    При разработке должностной инструкции стоит опираться на нормы, установленные .

    Специалиста по кадрам назначает и увольняет директор школы. При работе такой сотрудник должен руководствоваться такими документами, как:

    1. Трудовой кодекс Российской Федерации.
    2. Типовое положение об общеобразовательных учреждениях.
    3. Указы президента России.
    4. Решения властей РФ и территориального округа.
    5. Правилами по охране труда, технике безопасности и т. д.

    Кадровик обязан соблюдать Конвенцию о правах детей. Основные функции:

    • организовать, вести и хранить кадровые документы;
    • обеспечивать ведение кадровых документов согласно действующим положениям и инструкциям, используя современные технологии.

    Обязательства:

    Анализировать кадровую ситуацию В образовательном учреждении, документы по кадрам, что связаны с принятием, переводом работников и расторжением договоров
    Вести книгу Приказов по кадрам, приказов, что составлялись в электронном виде, личные дела, базы данных по кадрам, медкнижки и т. д.
    Консультировать работников школы И других лиц относительно вакансии, которая имеется, штатных структурах учреждений, о требованиях к квалификации, должностных обязательствах, о трудовом законодательстве
    Обеспечивает предоставление справок Работникам о деятельности, оформляет трудовую книжку, готовит материал на военнообязанного, отчетность по персоналу
    Специалист по персоналу распределяет кадры Адаптирует нового сотрудника

    Сотрудник отдела кадров вправе:

    Такой сотрудник понесет ответственность:

    Ответственность может быть административной, уголовной, материальной. Специалист по кадрам имеет ненормированный рабочий день, но с учетом полагающихся 40 часов в неделю по графикам, что утвердит директор школы.

    Он вправе получать нормативно-правовые и организационно-методические сведения, знакомиться с документацией. Кадровик является документоведом, секретарем во время его отсутствия.

    При кадрах по охране труда

    Специалистом такого рода может быть лицо, которое достигло совершеннолетия, прошло медосмотр.

    Такой сотрудник должен помнить о том, что при невыполнении должностных инструкций и правил внутреннего распорядка возможно возникновение опасности поражения током.

    Лицо может также получить травму. Согласно инструкции по охране труда кадровые работники должны:

    • выполнять работу, которая расписана в утвержденной должностной инструкции;
    • проверять свое рабочее место, следить за чистотой;
    • если необходимо работать с компьютером, следует проверять, нет ли повреждений розеток и вилок;
    • следить, чтобы не было оголенного кабеля.

    Относительно требований безопасности при работе:

    • нужно учитывать правила использования компьютера;
    • использовать коллективное и индивидуальное защитное средство;
    • уведомлять руководство о ситуациях, которые несут угрозу здоровью.

    Относительно требований безопасности в аварийной ситуации:

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.